教发中心〔2019〕6号

为进一步加强会议管理（培训、竞赛、工作坊等统称会议），提高会议服务质量，推进会议组织工作有序化、规范化，现就中心组织会议有关要求规范如下：

一、会议筹备工作

（一）会议确定

确定会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议主要内容等。

（二）制定会议方案

1.拟定会务工作小组，确定会务组领导及成员

2.制定会议实施方案

3.撰写会议需要材料等

4.会议预算，确定会务费用来源

（三）发布通知

撰写会议通知，包括会议内容、时间、地点、提交会议材料（报名表、汇总表等）要求等，及时进行通知发布。

（四）统计参会人员信息

包括姓名、性别、一卡通号、职务职称、联络方式等。

（五）落实专家各项信息

1.专家信息：专家简介、身份证复印件（正反面印在A4纸上，可拍照）、开戸银行具体名称、银行账号、工作单位、职务职称、电话号码、预订往返航班、车票信息等。

2.住宿信息：根据性别，价格等因素提前预订房间。

3.车辆信息：根据专家航班、列车信息安排车辆接送。

4.就餐信息。根据学校有关规定，安排就餐。

（六）制定会务指南（会序）

包括会议须知、会议日程、特邀嘉宾、参观学习安排、会议工作人员通讯录等。

（七）制定工作流程，明确人员分工

按会议日程时间节点制作工作流程，落实到具体工作人员。安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员、茶歇人员。

（八）材料准备

1.准备会议中将会用到的文件资料

2.签到表

3.专家酬金签字表（校内专家工作量签字表）

4.其他材料准备

确定横幅、工作人员证、参会证、桌牌、计时牌、路引的样式和内容，经会议小组领导确认后，开始制作横幅、参会证、工作人员证、桌牌等；

5.专家、工作人员、参会人员资料袋分别装袋。

（九）制定安全应急预案：预防停电，停水；投影仪、麦克、音响损坏等如何处理。

（十）布置会议室

1．提前1周办理会议室申请。

2．提前2天布置会议室。

（1）会议材料；

（2）网络；

（3）会场布置：桌椅、投影仪、电脑、麦克、激光笔、音响、打印机、录音笔、U盘、电源、5号电池、7号电池、纸、笔、饮用水、纸杯、暖瓶、电水壶、茶叶、插排、透明胶、纸胶带、剪刀、茶歇备品等；

（4）摄像录像安排。

3．会议前一天，检查会议准备情况。

会议主管人员按照会议要求逐项检查会议准备情况。

二、会中服务工作

（一）报到接待工作

1.报到：跟踪参会人员行程安排，人员到位后发放资料袋，包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示等;做好会场指引。

2.车辆：安排会议车辆，迎接参会人员到达会议地点，安排参会人员住宿、就餐。

（二）会中工作

1.会议开始后，每位工作人员按工作流程进行服务。做好会议期间茶歇的催要，会后餐饮落实。

2.做好摄像和录播工作，给每一位专家最少一张特写，背景有会议条幅、会议背景或会议现场参会人员。

3.做好计时工作

4.做好会议记录，形成会议纪要。

三、会议善后工作

（一）回程安排

统计好参会人员回程站点和时间，进行人员回程车辆安排。

（二）清理会场

会议结束，打扫会议室卫生，带回备品，关闭设备、切断电源，送交钥匙。

（三）公示

涉及竞赛，竞赛结束，竞赛获奖需要及时公示，公示5天。

（四）宣传报导

1.会议文字资料、照片整理；

2.撰写新闻稿

（五）人员统计

统计会议期间专家、工作人员、参会人员人数及各项信息。

（六）会议总结

对会议进行工作总结，回顾和分析，从中找出经验和教训，以指导今后组织会议工作时改进。

（七）报销工作

对会务期间发生的费用进行结算与报销。校外专家酬金报销需要专家简介，专家在会场中的照片；校内专家需要记录工作量，年底统一报送教务处。

四、其他

（一）发生紧急情况，立即上报会务组领导，并按照应急预案解决;

（二）发生会议议程的变更，要通知所有参会人员。

 

 

 

    教师教学发展中心 

  2019年2月27日